Een maand vooraf wordt in samenspraak met de ouders of begeleiders het feestje toegespitst op de mogelijkheden van ieder individueel kind. Ouders geven aan of de activiteiten geschikt zijn voor hun kind en kunnen kiezen welke knutselactiviteit het beste aansluit. Ook wordt er dan een uitgebreide overeenkomst over de jarige ingevuld zodat de zorg goed aansluit. Vervolgens stuurt feest op wielen de uitnodigingskaart samen met een informatieformulier over de zorg naar de kinderen die worden uitgenodigd. Als deze informatieformulieren teruggestuurd zijn is de overeenkomst rond.
De kinderen krijgen een paar dagen voor het feestje een uitnodiging die je kan voelen horen en ruiken en die aantrekkelijk is om te zien. Met deze uitnodiging is het makkelijk om over het feestje te vertellen. Het is dan voor het kind tastbaar. Op de dag van het feestje komen de kinderen samen met hun ouder(s) naar het feestje. De kinderen krijgen bij binnenkomst ruim de tijd om zich op hun gemak te voelen en de begeleiders en mij te leren kennen. Hier trekken we minstens 20 min voor uit. Ouders van gasten mogen zolang blijven als nodig is maar.... de opzet van Feest op Wielen is om een feestje te vieren zoals gewone kinderen dat ook doen en daar horen ouders niet bij...! Uitzondering hierop zijn de ouders van de jarige. Als iedereen zijn plekje gevonden heeft gaat het feest beginnen!
Wat kunnen we gaan doen?
Na 2,5 uur is het feestje afgelopen en kunnen de kinderen weer worden opgehaald. Het is fijn als de ouders al ietsje eerder aanwezig zijn zodat kinderen niet hoeven te wachten terwijl de feestvreugde al afgelopen is. Feest op Wielen pakt alle materialen weer in de kisten en gaat naar huis.